REGULAMIN

zlecania przez Spółdzielnię Mieszkaniową "BUDOWLANI" w Bartoszycach robót, dostaw i usług obcym wykonawcom (dostawcom).

ROZDZIAŁ I - POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1.

1. Wybór wykonawców robót i usług a także dostawców wykonuje się w drodze pisemnego przetargu nieograniczonego (konkursu ofert).
2. Przetarg ma na celu umożliwienie Spółdzielni wyboru najkorzystniejszych warunków wykonania na jej rzecz robót , usług i dostaw spośród zgłoszonych w ofertach.

ROZDZIAŁ II - PISEMNY PRZETARG NIEOGRANICZONY NA ROBOTY BUDOWLANE I REMONTOWO - BUDOWLANE.

§2

W przetargach na roboty nie mogą uczestniczyć prowadzący go oraz podmioty gospodarcze:

1. którym udowodniono, że przynajmniej jednej z poprzednio wykonywanych robót nie wykonał z własnej winy lub wykonał je w sposób niewłaściwy,
2. w odniesieniu do których wszczęto postępowanie likwidacyjne,
3. w odniesieniu do których wszczęto postępowanie układowe,
4. których ogłoszono upadłość,
5. które nie płacą podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne,
6. które przekazały nieprawidłowe informacje związane z udziałem w przetargu.

§3

Spółdzielnia powinna domagać się od podmiotów gospodarczych uczestniczących w przetargach udokumentowania wiarygodności ekonomicznej i technicznej.

§4

Dowodami potwierdzającymi wiarygodność ekonomiczną oferenta mogą być m.in:

1. odpowiednie wyciągi z konta bankowego,
2. pełny lub skrócony bilans przedsiębiorstwa,
3. dokument stwierdzający wysokość całkowitych obrotów przedsiębiorstwa i obrotów odnoszących się do robót będących przedmiotem przetargu w okresie ostatnich dwóch lat.

§5

Dowodem wiarygodności technicznej oferenta może być między innymi:

1. wykaz robot zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat wraz z zaświadczeniem o dobrym wykonaniu najważniejszych robót (lista referencyjna robót), wykaz ten powinien zawierać między innymi:
   • daty wykonania robót,
   • miejsce wykonania robót,
   • stwierdzenie, czy roboty te zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i właściwie zakończone,
2. charakterystyka technicznego wyposażenia będącego w dyspozycji oferenta, a niezbędna do wykonania robót

§6

W przypadku, gdy Spółdzielnia nie posiada wystarczającej informacji o wiarygodności ekonomicznej i technicznej podmiotu gospodarczego, powinna zebrać we własnym zakresie dokładne dane o przygotowaniu tego podmiotu do wykonania przedmiotu umowy, o jego fachowości i solidności.

§7

W przypadku zamówień odnoszących się do robót, których wielkość i złożoność, jak również szacunkowy okres trwania wymagają, aby współdziałanie było oparte od samego początku na ścisłej współpracy zespołu złożonego
z przedstawicieli Spółdzielni i wykonawcy odpowiedzialnych za wykonanie robót, Spółdzielnia może zastosować specjalną procedurę przyjmowania ofert i przy wyborze najodpowiedniejszego oferenta - wykonawcy.

§8

1. Przetarg poprzedza się zaproszeniem nieograniczonej ilość oferentów do składania pisemnych ofert,
2. Ogłoszenie o przetargu jest jednocześnie zaproszeniem do składania ofert.

§9

1. Spółdzielnia może ogłosić przetarg, jeżeli posiada dokumentację określającą przedmiot przetargu oraz informację o cenie wynikającej z kosztorysu inwestorskiego.
2. Spółdzielnia w ogłoszeniu o przetargu powinna przedstawić możliwie dokładny opis robót do wykonania w celu zorientowania oferenta o przedmiocie zamówienia.
3. Wymagania techniczne dotyczące przedmiotu przetargu powinny być określone w dokumentach przetargowych odnoszących się do każdego przetargu. Dotyczy to szczególnie wymogów technicznych
   i warunków wykonania robót.
4. Postanowienia ust. 1-3 nie dotyczą robót nieskomplikowanych, które określone są ilościowo
   i rzeczowo z podaniem sposobu ich wykonania.
5. Spółdzielnia może również ogłosić przetarg, gdy nie posiada dokumentacji technicznej, ale określi szczegółowo parametry technologiczne robót, zakres robót, a także inne dane niezbędne do opracowania oferty.
6. Ogłoszenie o przetargu Spółdzielnia zamieszcza w prasie lokalnej.

§10

Termin przyjmowania ofert ustalony przez Spółdzielnię nie powinien być krótszy niż 10 dni od daty ogłoszenia zawiadomienia o przetargu.

§11

Spółdzielnia może zażądać od oferenta, aby ten w swojej ofercie poinformował o zamiarze przekazania do realizacji podwykonawcom określonej części przedmiotu przetargu.

§12

1. Oferent przystępujący do przetargu składa pisemną ofertę, która powinna zawierać co najmniej:
   1. nazwę i siedzibę oferenta oraz datę sporządzenia oferty,
   2. ścisłe określenie przedmiotu oferty,
   3. określenie wynagrodzenia za roboty, jak również - jeżeli jest to wymagane przedłożenia kosztorysu oferowanego w oparciu o ślepy kosztorys, wskazanie cen jednostkowych oraz oświadczenie, że ceny należy rozumieć wraz z należnościami dodatkowymi; jeżeli nie, to oferta powinna zawierać dokładne obliczenia żądanego wynagrodzenia za tego rodzaju świadczenia dodatkowe.
   4. oświadczenie, że oferent uważa się za związanego ofertą co najmniej w ciągu minimalnego okresu jej ważności, określonego w szczegółowych warunkach przetargu i że zobowiązuje się do zawarcia umowy, jeżeli przetarg wygra,
   5. wskazanie terminu, sposobu i wysokości zabezpieczenia wykonania robót (kaucja), jeżeli zabezpieczenie jest wymagane,
   6. dowód wpłacenia wadium,
   7. oświadczenie oferentów wnoszących wspólną ofertę, że zobowiązania ich co do oferty co do wykonania robót są solidarne.
2. Oferta powinna być opatrzona własnoręcznym podpisem oferenta.
3. Oferty mogą być składane przez grupy oferentów, które nie muszą w tym celu przyjmować określonej formy prawnej. W przypadku, gdy wybrana grupa wygrała przetarg, to można wymagać od niej przyjęcia określonej formy.
4. Na żądanie Spółdzielni oferent powinien przedłożyć wymagane odpisy świadectw i dokumentów, jeżeli przedsiębiorstwo oferenta w myśl przepisów obowiązujących podlega zarejestrowaniu; należy powołać się na liczbę rejestru. Spółdzielnia może żądać od oferenta aktualnego wpisu do rejestru lub jego odpisu.
5. Oferta powinna być złożone lub nadesłana do Spółdzielni przed terminem rozpoczęcia przetargu.

§13

1. Oferent przystępujący do przetargu jest obowiązany do wniesienia wadium określonego przez Spółdzielnię.
2. Wadium wnosi się w gotówce.
3. Wadium ulega przepadkowi w razie cofnięcia lub zmiany oferty po rozpoczęciu przetargu lub w razie uchylenia się oferenta, który przetarg wygrał od zawarcia umowy na warunkach określonych w ofercie.
   Wadium w takich przypadkach przechodzi na rzecz Spółdzielni.
4. Nie powoduje utraty wadium cofnięcie oferty lub wprowadzenie w niej zmian przed terminem rozpoczęcia przetargu. W przypadku takim wadium zwraca się niezwłocznie po zamknięciu przetargu.
5. Spółdzielnia po wybraniu oferty zwraca wadium niezwłocznie tym oferentom, z których oferty nie zamierza skorzystać. Oferentowi, który wygrał przetarg Spółdzielnia zwraca wadium następnego dnia po zawarciu umowy o roboty, ale nie wcześniej niż oferent przedłoży przewidziane w umowie zabezpieczenie wykonania robót (kaucję), jeżeli zabezpieczenie jest wymagane. 

§14

1. Przetarg odbywa się w miejscu i czasie wskazanym w ogłoszeniu.

Przetarg przeprowadza Komisja przetargowa. Zakres działania Komisji  obejmuje:

1. stwierdzenie prawidłowości ogłoszenia przetargu,
2. zbadanie nienaruszalności kopert zawierających oferty, ich zewnętrznego wyglądu oraz zaopatrzenia każdej oferty w kolejny numer nadawany przy składaniu ofert,
3. otwarcia wniesionych ofert,
4. stwierdzenie, które oferty są nieważne i ustalenie powodu ich nieważności, 
5. odczytanie ofert nadających się do rozpatrzenia, wymienienie oferenta i oferowanej ceny,
6. sporządzenie protokołu komisyjnego otwarcia ofert,
7. odczytanie protokołu z zaznaczeniem, czy został on przyjęty z zastrzeżeniami (wymienić jakie) lub bez,
8. zabezpieczenie ofert, których treść nie powinna być ujawniona

2. Skład Komisji Przetargowej ustala Prezes Zarządu Spółdzielni.
   W pracach komisji biorą udział przedstawiciele Komisji Rewizyjnej i Techniczno - Inwestycyjnej Rady Nadzorczej.
3. Przetarg składa sie z części jawnej i niejawnej.
4. W części jawnej Komisja przetargowa dokonuje w obecności oferentów czynności wymienionych w ust. 1.
5. Komisja przetargowa odrzuca oferty:
   1. nie odpowiadające warunkom przetargu
   2. zgłoszone po wyznaczonym terminie
   3. nie zawierające cen
   4. nie zawierające wadium
   5. nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści, prawdziwości danych, zawierające przeróbki
      i skreślenia.
6. W części niejawnej komisja przetargowa:
   1. dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich,
   2. podpisuje protokół z uzasadnieniem zawartych w nim ustaleń i wpisuje datę rozstrzygnięcia, która jest datą zakończenia przetargu.
7. Protokół powinien zawierać w szczególności:
   1. nazwy (nazwiska) oferentów dopuszczonych do przetargu i powody ich wybrania, 
   2. nazwy oferentów odrzuconych i powody ich odrzucenia,
   3. nazwę oferenta, który wygrał przetarg oraz powody wyboru jego oferty oraz, jeżeli jest to możliwe, określenie jaka część kontraktu może być oddana podwykonawcom przez oferenta.

§15

Oferty sporządzone zgodnie z warunkami przetargu i nadające się do rozpatrzenia stanowią podstawę do dokonania wyboru określonej oferty przez Komisję.

§16

1. Wybór oferty dokonywany jest z uwzględnieniem co najmniej następujących kryteriów:
   1. wiarygodności ekonomiczno - finansowej i technicznej oferenta,
   2. oferowanej ceny,
   3. terminu realizacji robót,
   4. zdolności uwzględniania wymagań techniczno - standatrowych Spółdzielni.
2. W zależności od charakteru robót różna może być hierarchia ważności powyższych kryteriów, a więc ich siła punktowa może być różna w różnych przetargach i powinna być określona  każdorazowo przez Zarząd Spółdzielni.
3. W przypadku gdy oferowana cena jest rażąco niska, Spółdzielnia ma obowiązek potraktować taką cenę jako dumpingową i zażądać wyjaśnień od oferenta przez ewentualnym odrzuceniem oferty.

§17

1. Po otwarciu ofert, Spółdzielnia może prowadzić rozmowy telefoniczne z oferentem w celu wyjaśnienia jego możliwości wykonawczych, sytuacji finansowej, szczegółów zawartych w ofecie, propozycji zmian zgłoszonych przez oferenta, ewentualnych źródeł nabycia materiałów celem stwierdzenia, czy zaproponowane ceny są umiarkowane i zgodne z kalkulacjami. Wyniki takich rozmów nie powinny być ujawnione.
2. W przypadku, gdy oferent odmawia wyjaśnienia i przekazania niezbędnych danych, oferta może być nie uwzględniona.

§18

Przetarg uznaje się za nierozstrzygnięty w razie gdy:

1. brak jest co najmniej dwóch ważnych ofert,
2. żadna z oferowanych ofert nie nadaje się do przyjęcia.

§19

W terminie 14 dni od daty powiadomienia oferenta o wyborze jego oferty powinien on zawrzeć ze Spółdzielnią umowę na roboty objęte przetargiem. umowę w imieniu Spółdzielni zawiera jej Zarząd.

ROZDZIAŁ III - PISEMNY PRZETARG NIEOGRANICZONY NA DOSTAWY I USŁUGI.

§20

Wyboru dostawców i wykonawców usług dokonuje się stosując odpowiednio postanowienia Rozdziału II.

ROZDZIAŁ IV - WARUNKI ODSTĄPIENIA OD PRZEPROWADZENIA PRZETARGÓW.

§21

1. Dopuszcza się możliwość odstąpienia od przetargu, jeżeli:
   1. ze względu na swój charakter dostawy usługi mogą być wykonywane jedynie przez określonego dostawcę lub usługodawcę,
   2. zdaniem Zarządu Spółki roboty, dostawy lub usługi ze względu na ich specyfikę i wartość mogą być wyłączone z postępowania przetargowego,
   3. zachodzi potrzeba wykonania przez tego samego wykonawcę robót dodatkowych nie objętych umową,
      a wartość ich nie przekracza 50% uwzględnionego w umowie podstawowej wynagrodzenia,
   4. w odpowiedzi na przetarg nie wpłynęła tylko jedna oferta prawidłowa lub jedna oferta prawidłowa oraz inne oferty, które są nie do przyjęcia ze względu na warunki przetargu.
2. Zawarcie umowy bez obowiązku przeprowadzenia przetargu następuje w wyniku negocjacji, które prowadzi Zarząd Spółdzielni.

§22

1. Zawieranie umów przetargu następuje, jeżeli oferowana cena (wynagrodzenie) nie jest wyższe od lokalnej ceny rynkowej.
2. Przekroczenie tej ceny jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach i powinno być uzasadnione.

ROZDZIAŁ V - POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

§23

O wynikach przetargów na roboty, dostawy lub usługi o szczególnym znaczeniu gospodarczym dla Spółdzielni Zarząd informuje Radę Nadzorczą na jej najbliższym posiedzeniu.

§24

Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą w dniu 12.03.1999r. i obowiązuje od dnia 12.03.1998r.