REGULAMIN
zlecania przez Spółdzielnię Mieszkaniową "BUDOWLANI" w Bartoszycach robót, dostaw i usług obcym wykonawcom (dostawcom).
ROZDZIAŁ I - POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1.
- Wybór wykonawców robót i usług a także dostawców wykonuje się w drodze pisemnego przetargu nieograniczonego (konkursu ofert).
- Przetarg ma na celu umożliwienie Spółdzielni wyboru najkorzystniejszych warunków wykonania na jej rzecz robót , usług i dostaw spośród zgłoszonych w ofertach.
ROZDZIAŁ II - PISEMNY PRZETARG NIEOGRANICZONY NA ROBOTY BUDOWLANE I REMONTOWO - BUDOWLANE.
§2
W przetargach na roboty nie mogą uczestniczyć prowadzący go oraz podmioty gospodarcze:
- którym udowodniono, że przynajmniej jednej z poprzednio wykonywanych robót nie wykonał z własnej winy lub wykonał je w sposób niewłaściwy,
- w odniesieniu do których wszczęto postępowanie likwidacyjne,
- w odniesieniu do których wszczęto postępowanie układowe,
- których ogłoszono upadłość,
- które nie płacą podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne,
- które przekazały nieprawidłowe informacje związane z udziałem w przetargu.
§3
Spółdzielnia powinna domagać się od podmiotów gospodarczych uczestniczących w przetargach udokumentowania wiarygodności ekonomicznej i technicznej.
§4
Dowodami potwierdzającymi wiarygodność ekonomiczną oferenta mogą być m.in:
- odpowiednie wyciągi z konta bankowego,
- pełny lub skrócony bilans przedsiębiorstwa,
- dokument stwierdzający wysokość całkowitych obrotów przedsiębiorstwa i obrotów odnoszących się do robót będących przedmiotem przetargu w okresie ostatnich dwóch lat.
§5
Dowodem wiarygodności technicznej oferenta może być między innymi:
- wykaz robot zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat wraz z zaświadczeniem o dobrym wykonaniu najważniejszych robót (lista referencyjna robót), wykaz ten powinien zawierać między innymi:
- daty wykonania robót,
- miejsce wykonania robót,
- stwierdzenie, czy roboty te zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i właściwie zakończone,
- charakterystyka technicznego wyposażenia będącego w dyspozycji oferenta, a niezbędna do wykonania robót
§6
W przypadku, gdy Spółdzielnia nie posiada wystarczającej informacji o wiarygodności ekonomicznej i technicznej podmiotu gospodarczego, powinna zebrać we własnym zakresie dokładne dane o przygotowaniu tego podmiotu do wykonania przedmiotu umowy, o jego fachowości i solidności.
§7
W przypadku zamówień odnoszących się do robót, których wielkość i złożoność, jak również szacunkowy okres trwania wymagają, aby współdziałanie było oparte od samego początku na ścisłej współpracy zespołu złożonego
z przedstawicieli Spółdzielni i wykonawcy odpowiedzialnych za wykonanie robót, Spółdzielnia może zastosować specjalną procedurę przyjmowania ofert i przy wyborze najodpowiedniejszego oferenta - wykonawcy.
§8
- Przetarg poprzedza się zaproszeniem nieograniczonej ilość oferentów do składania pisemnych ofert,
- Ogłoszenie o przetargu jest jednocześnie zaproszeniem do składania ofert.
§9
- Spółdzielnia może ogłosić przetarg, jeżeli posiada dokumentację określającą przedmiot przetargu oraz informację o cenie wynikającej z kosztorysu inwestorskiego.
- Spółdzielnia w ogłoszeniu o przetargu powinna przedstawić możliwie dokładny opis robót do wykonania w celu zorientowania oferenta o przedmiocie zamówienia.
- Wymagania techniczne dotyczące przedmiotu przetargu powinny być określone w dokumentach przetargowych odnoszących się do każdego przetargu. Dotyczy to szczególnie wymogów technicznych
i warunków wykonania robót.
- Postanowienia ust. 1-3 nie dotyczą robót nieskomplikowanych, które określone są ilościowo
i rzeczowo z podaniem sposobu ich wykonania.
- Spółdzielnia może również ogłosić przetarg, gdy nie posiada dokumentacji technicznej, ale określi szczegółowo parametry technologiczne robót, zakres robót, a także inne dane niezbędne do opracowania oferty.
- Ogłoszenie o przetargu Spółdzielnia zamieszcza w prasie lokalnej.
§10
Termin przyjmowania ofert ustalony przez Spółdzielnię nie powinien być krótszy niż 10 dni od daty ogłoszenia zawiadomienia o przetargu.
§11
Spółdzielnia może zażądać od oferenta, aby ten w swojej ofercie poinformował o zamiarze przekazania do realizacji podwykonawcom określonej części przedmiotu przetargu.
§12
- Oferent przystępujący do przetargu składa pisemną ofertę, która powinna zawierać co najmniej:
- nazwę i siedzibę oferenta oraz datę sporządzenia oferty,
- ścisłe określenie przedmiotu oferty,
- określenie wynagrodzenia za roboty, jak również - jeżeli jest to wymagane przedłożenia kosztorysu oferowanego w oparciu o ślepy kosztorys, wskazanie cen jednostkowych oraz oświadczenie, że ceny należy rozumieć wraz z należnościami dodatkowymi; jeżeli nie, to oferta powinna zawierać dokładne obliczenia żądanego wynagrodzenia za tego rodzaju świadczenia dodatkowe.
- oświadczenie, że oferent uważa się za związanego ofertą co najmniej w ciągu minimalnego okresu jej ważności, określonego w szczegółowych warunkach przetargu i że zobowiązuje się do zawarcia umowy, jeżeli przetarg wygra,
- wskazanie terminu, sposobu i wysokości zabezpieczenia wykonania robót (kaucja), jeżeli zabezpieczenie jest wymagane,
- dowód wpłacenia wadium,
- oświadczenie oferentów wnoszących wspólną ofertę, że zobowiązania ich co do oferty co do wykonania robót są solidarne.
- Oferta powinna być opatrzona własnoręcznym podpisem oferenta.
- Oferty mogą być składane przez grupy oferentów, które nie muszą w tym celu przyjmować określonej formy prawnej. W przypadku, gdy wybrana grupa wygrała przetarg, to można wymagać od niej przyjęcia określonej formy.
- Na żądanie Spółdzielni oferent powinien przedłożyć wymagane odpisy świadectw i dokumentów, jeżeli przedsiębiorstwo oferenta w myśl przepisów obowiązujących podlega zarejestrowaniu; należy powołać się na liczbę rejestru. Spółdzielnia może żądać od oferenta aktualnego wpisu do rejestru lub jego odpisu.
- Oferta powinna być złożone lub nadesłana do Spółdzielni przed terminem rozpoczęcia przetargu.
§13
- Oferent przystępujący do przetargu jest obowiązany do wniesienia wadium określonego przez Spółdzielnię.
- Wadium wnosi się w gotówce.
- Wadium ulega przepadkowi w razie cofnięcia lub zmiany oferty po rozpoczęciu przetargu lub w razie uchylenia się oferenta, który przetarg wygrał od zawarcia umowy na warunkach określonych w ofercie.
Wadium w takich przypadkach przechodzi na rzecz Spółdzielni.
- Nie powoduje utraty wadium cofnięcie oferty lub wprowadzenie w niej zmian przed terminem rozpoczęcia przetargu. W przypadku takim wadium zwraca się niezwłocznie po zamknięciu przetargu.
- Spółdzielnia po wybraniu oferty zwraca wadium niezwłocznie tym oferentom, z których oferty nie zamierza skorzystać. Oferentowi, który wygrał przetarg Spółdzielnia zwraca wadium następnego dnia po zawarciu umowy o roboty, ale nie wcześniej niż oferent przedłoży przewidziane w umowie zabezpieczenie wykonania robót (kaucję), jeżeli zabezpieczenie jest wymagane.
§14
- Przetarg odbywa się w miejscu i czasie wskazanym w ogłoszeniu.
Przetarg przeprowadza Komisja przetargowa. Zakres działania Komisji obejmuje:
- stwierdzenie prawidłowości ogłoszenia przetargu,
- zbadanie nienaruszalności kopert zawierających oferty, ich zewnętrznego wyglądu oraz zaopatrzenia każdej oferty w kolejny numer nadawany przy składaniu ofert,
- otwarcia wniesionych ofert,
- stwierdzenie, które oferty są nieważne i ustalenie powodu ich nieważności,
- odczytanie ofert nadających się do rozpatrzenia, wymienienie oferenta i oferowanej ceny,
- sporządzenie protokołu komisyjnego otwarcia ofert,
- odczytanie protokołu z zaznaczeniem, czy został on przyjęty z zastrzeżeniami (wymienić jakie) lub bez,
- zabezpieczenie ofert, których treść nie powinna być ujawniona
- Skład Komisji Przetargowej ustala Prezes Zarządu Spółdzielni.
W pracach komisji biorą udział przedstawiciele Komisji Rewizyjnej i Techniczno - Inwestycyjnej Rady Nadzorczej.
- Przetarg składa sie z części jawnej i niejawnej.
- W części jawnej Komisja przetargowa dokonuje w obecności oferentów czynności wymienionych w ust. 1.
- Komisja przetargowa odrzuca oferty:
- nie odpowiadające warunkom przetargu
- zgłoszone po wyznaczonym terminie
- nie zawierające cen
- nie zawierające wadium
- nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści, prawdziwości danych, zawierające przeróbki
i skreślenia.
- W części niejawnej komisja przetargowa:
- dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich,
- podpisuje protokół z uzasadnieniem zawartych w nim ustaleń i wpisuje datę rozstrzygnięcia, która jest datą zakończenia przetargu.
- Protokół powinien zawierać w szczególności:
- nazwy (nazwiska) oferentów dopuszczonych do przetargu i powody ich wybrania,
- nazwy oferentów odrzuconych i powody ich odrzucenia,
- nazwę oferenta, który wygrał przetarg oraz powody wyboru jego oferty oraz, jeżeli jest to możliwe, określenie jaka część kontraktu może być oddana podwykonawcom przez oferenta.
§15
Oferty sporządzone zgodnie z warunkami przetargu i nadające się do rozpatrzenia stanowią podstawę do dokonania wyboru określonej oferty przez Komisję.
§16
- Wybór oferty dokonywany jest z uwzględnieniem co najmniej następujących kryteriów:
- wiarygodności ekonomiczno - finansowej i technicznej oferenta,
- oferowanej ceny,
- terminu realizacji robót,
- zdolności uwzględniania wymagań techniczno - standatrowych Spółdzielni.
- W zależności od charakteru robót różna może być hierarchia ważności powyższych kryteriów, a więc ich siła punktowa może być różna w różnych przetargach i powinna być określona każdorazowo przez Zarząd Spółdzielni.
- W przypadku gdy oferowana cena jest rażąco niska, Spółdzielnia ma obowiązek potraktować taką cenę jako dumpingową i zażądać wyjaśnień od oferenta przez ewentualnym odrzuceniem oferty.
§17
- Po otwarciu ofert, Spółdzielnia może prowadzić rozmowy telefoniczne z oferentem w celu wyjaśnienia jego możliwości wykonawczych, sytuacji finansowej, szczegółów zawartych w ofecie, propozycji zmian zgłoszonych przez oferenta, ewentualnych źródeł nabycia materiałów celem stwierdzenia, czy zaproponowane ceny są umiarkowane i zgodne z kalkulacjami. Wyniki takich rozmów nie powinny być ujawnione.
- W przypadku, gdy oferent odmawia wyjaśnienia i przekazania niezbędnych danych, oferta może być nie uwzględniona.
§18
Przetarg uznaje się za nierozstrzygnięty w razie gdy:
- brak jest co najmniej dwóch ważnych ofert,
- żadna z oferowanych ofert nie nadaje się do przyjęcia.
§19
W terminie 14 dni od daty powiadomienia oferenta o wyborze jego oferty powinien on zawrzeć ze Spółdzielnią umowę na roboty objęte przetargiem. umowę w imieniu Spółdzielni zawiera jej Zarząd.
ROZDZIAŁ III - PISEMNY PRZETARG NIEOGRANICZONY NA DOSTAWY I USŁUGI.
§20
Wyboru dostawców i wykonawców usług dokonuje się stosując odpowiednio postanowienia Rozdziału II.
ROZDZIAŁ IV - WARUNKI ODSTĄPIENIA OD PRZEPROWADZENIA PRZETARGÓW.
§21
- Dopuszcza się możliwość odstąpienia od przetargu, jeżeli:
- ze względu na swój charakter dostawy usługi mogą być wykonywane jedynie przez określonego dostawcę lub usługodawcę,
- zdaniem Zarządu Spółki roboty, dostawy lub usługi ze względu na ich specyfikę i wartość mogą być wyłączone z postępowania przetargowego,
- zachodzi potrzeba wykonania przez tego samego wykonawcę robót dodatkowych nie objętych umową,
a wartość ich nie przekracza 50% uwzględnionego w umowie podstawowej wynagrodzenia,
- w odpowiedzi na przetarg nie wpłynęła tylko jedna oferta prawidłowa lub jedna oferta prawidłowa oraz inne oferty, które są nie do przyjęcia ze względu na warunki przetargu.
- Zawarcie umowy bez obowiązku przeprowadzenia przetargu następuje w wyniku negocjacji, które prowadzi Zarząd Spółdzielni.
§22
- Zawieranie umów przetargu następuje, jeżeli oferowana cena (wynagrodzenie) nie jest wyższe od lokalnej ceny rynkowej.
- Przekroczenie tej ceny jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach i powinno być uzasadnione.
ROZDZIAŁ V - POSTANOWIENIA KOŃCOWE.
§23
O wynikach przetargów na roboty, dostawy lub usługi o szczególnym znaczeniu gospodarczym dla Spółdzielni Zarząd informuje Radę Nadzorczą na jej najbliższym posiedzeniu.
§24
Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą w dniu 12.03.1999r. i obowiązuje od dnia 12.03.1998r.