POBIERZ DOKUMENTY

Struktura

REGULAMIN ORGANIZACYJNY 

Spółdzielni Mieszkaniowej „Budowlani”

W Bartoszycach

Zarząd

§ 1

Zgodnie z postanowieniami statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Budowlani” w Bartoszycach, zarząd składa się z jednej osoby – Prezesa, wybieranej przez Radę Nadzorczą. Prezes kieruje całokształtem działalności Spółdzielni i reprezentuje ją na zewnątrz.

§ 2

Szczegółowy zakres działania Prezesa określa statut oraz Regulamin Zarządu.

§ 3

Prezesowi Zarządu podlegają bezpośrednio:

- Kierownik Osiedla Nr 1

- Kierownik Osiedla Nr 2

- Kierownik Osiedla Nr 3

- Kierownik Zakładu Remontów i Obsługi

- Główny Księgowy

- Radca Prawny

- Specjalista ds. pracowniczych i socjalnych

- Specjalista ds. członkowsko-mieszkaniowych i samorządowych

- Specjalista ds. gospodarki nieruchomościami i mediów.

Administracja Osiedli

§ 4

1. Zarządzanie nieruchomościami wykonywane jest przez administrację poszczególnych osiedli, tj Administrację Osiedla Nr 1, Administrację Osiedla Nr 2, Administrację Osiedla Nr 3.
2. Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości oraz zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, w tym bieżącego administrowania nieruchomością, jak również czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz do uzasadnionego inwestowania w tę nieruchomość.
3. Do zadań wykonywanych w ramach działalności administracji poszczególnych osiedli należą w szczególności:

• prowadzenie ksiąg obiektów, ksiąg meldunkowych, przechowywanie dokumentacji technicznej budynków i obiektów
•  uczestniczenie w końcowych odbiorach obiektów
• przekazywanie mieszkań i garaży członkom Spółdzielni zgodnie z ustalonymi przepisami i zasadami
• przyjmowanie od członków zwalnianych mieszkań, garaży i rozliczanie amortyzacji
• zapewnienie czystości i porządku na terenie zarządzanych nieruchomości
• utrzymywanie obiektów i budynków w stanie bezpiecznym pod względem bhp i p.poż.
• prowadzenie działalności informacyjnej w gablotach na klatkach schodowych
• zagospodarowanie terenów osiedlowych-drogi, zieleń, mała architektura

4. Administracja Osiedli współpracuje z samorządami mieszkańców, przyjmuje od nich wnioski, opinie, okresowo organizuje zebrania mieszkańców, konsultuje z Radami Osiedli i Komitetami Blokowymi zakres robót remontowych oraz modernizacyjnych, dotyczących zasiedlania, urządzania placów zabaw, upiększania terenów zasobów.  Organizuje także  działalność społeczno-wychowawczą w osiedlu wspólnie z samorządami mieszkańców.

§ 5

1. Administracja poszczególnych osiedli podlega bezpośrednio Kierownikom Osiedli.
2. Podstawową funkcją Kierowników Osiedli jest prawidłowa gospodarka zasobami mieszkaniowymi, wchodzącymi w skład poszczególnych osiedli, zabezpieczenie i dbałość o utrzymanie w dobrym stanie technicznym budynków i innych pomieszczeń wchodzących w skład zasobów osiedla zgodnie z § 4 Regulaminu.
3. Kierownik Osiedla wykonuje swoje czynności osobiście lub przy pomocy innych osób wykonujących czynności pomocnicze, działających pod jego bezpośrednim nadzorem.
4. Każdy z kierowników  samodzielnie zarządza powierzonym mu osiedlem, kieruje prawidłowym wykonaniem zleconych przez siebie zadań oraz odpowiada za nie.
5. Kierownicy Osiedli gospodarują budżetem wyodrębnionym przez Zarząd Spółdzielni, który przeznaczają na bieżącą działalność swojej komórki organizacyjnej. Są obowiązani także przedstawiać rozliczenia z dokonanych wydatków.
6. Okresowo informują Prezesa o podjętych przez siebie działaniach, kierunkach planowanych zmian, stanie zasobów mieszkaniowych danego osiedla.
7. Samodzielnie dobierają sobie pracowników oraz opracowują zakresy powierzonych im czynności,  kierują do Prezesa Spółdzielni wnioski o ich zatrudnienie, a także wnioski dotyczące wysokości premii, awansów, wyróżnień i kar, dokonują ocen pracowniczych oraz wydają opinię w stosunku do podległych sobie pracowników.
8. Kierownik Osiedla ponosi odpowiedzialność materialną i dyscyplinarną z tytułu wykonywanych czynności.

Kierownik Zakładu Remontów i Obsługi

§ 6

1. Kierownikowi Zakładu Remontów i Obsługi podlegają bezpośrednio: Grupa Remontowo-Budowlana, Dział Zieleni oraz Dział Obsługi Remontów.
2. Kierownik Zakładu odpowiedzialny jest za całokształt spraw związanych z problematyką remontów w zasobach Spółdzielni, gospodarką materiałową oraz za proces inwestycyjny w przypadku budownictwa mieszkaniowego lub garaży.
3. Za pośrednictwem Działu Zieleni Kierownik dba o estetykę zasobów mieszkaniowych Spółdzielni, poprzez konserwację i utrzymanie w należytym stanie użytków zielonych.
4. Kierownik odpowiedzialny jest za przygotowanie oraz wykonywanie robót remontowych, w tym robót termomodernizacyjnych budynków, remontów elewacji,  dachów oraz  instalacji elektrycznych, gazowych, centralnego ogrzewania i instalacji wodno-kanalizacyjnych, malowania klatek schodowych.
5. Kierownik odpowiedzialny jest za prowadzenie dokumentacji dotyczącej remontów oraz  rozliczanie robót remontowych, a w tym za rozliczanie materiałów, wystawianie faktur za wykonaną pracę, sporządzanie kosztorysu powykonawczego, protokołu odbioru, książki obmiarów, zestawienie materiałów zużytych do robót, opracowanie protokołu odzysku materiałów oraz miesięcznego protokołu robót w toku.

§ 7

Dział Obsługi Remontów przygotowuje plany remontów oraz związaną z nimi dokumentację projektowo-kosztorysową oraz wykonuje czynności przetargowe w celu wyłonienia wykonawcy, jak również nadzoruje i kontroluje wykonanie zleconych prac.

§ 8

Do zadań wykonywanych w ramach Zakładu Remontów i Obsługi należą również:

·        wykonywanie usług (m.in. transportowych, wywóz nieczystości itp.)

·        współpraca z innymi uczestnikami procesu budowlanego (m.in. z organem właściwym do zatwierdzenia opracowanej dokumentacji i wydającym pozwolenia budowlane, a także Państwowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego)

Główny Księgowy

§ 9

1. Główny Księgowy odpowiedzialny jest za prawidłowe i rzetelne ewidencjonowanie i prezentowanie sytuacji majątkowej i finansowej Spółdzielni, czuwa nad utrzymaniem jej płynności finansowej, prawidłowością i terminowością rozliczeń wszystkich operacji gospodarczych i finansowych związanych z funkcjonowaniem Spółdzielni.
2. Dba o prawidłowe stosowanie przyjętych zasad rachunkowości, zapewnia prawidłowy obieg dokumentów finansowo-księgowych, odpowiada za gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji.
3. Czuwa nad prowadzeniem, w sposób prawidłowy i bieżący, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym.
4. Kontroluje rzetelność i prawidłowość dokonywanych okresowo inwentaryzacji, polegających na  ustalaniu lub sprawdzaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, dokonuje wyceny aktywów i pasywów oraz ustala wynik finansowy.
5. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego, Główny Księgowy sporządza zestawienie obrotów i sald, natomiast na koniec okresu obrachunkowego sporządza roczne sprawozdanie finansowe, obejmujące bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe.
6. Opracowuje zestawienia analityczne i syntetyczne oraz sprawozdania księgowe w oparciu o wykorzystywany plan kont, przedkłada Prezesowi wnioski wynikające z tych analiz.
7. Organizuje i nadzoruje kontrolę wstępną i bieżącą legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących operacji gospodarczych przed ich realizacją, a stanowiących podstawę przyjęcia lub wydania środków pieniężnych, obrotów i rozliczeń z bankami, przyjęcia i wydania środków trwałych. Dokonuje także wstępnej kontroli projektów umów, które mogą powodować powstanie zobowiązań finansowych dla Spółdzielni.

§ 10

1. Swoje zadania Główny Księgowy realizuje przy pomocy działu księgowo-finansowego. Powierza wykonanie poszczególnych czynności podległym sobie pracownikom,  kieruje do Prezesa Spółdzielni wnioski dotyczące wysokości ich premii, awansów, wyróżnień i kar, ocen pracowniczych oraz wydaje opinię w stosunku do nadzorowanych przez siebie pracowników.
2. Do zadań wykonywanych w ramach działu księgowo-finansowego przez poszczególnych jego pracowników należą:

• rozliczanie podatku od towarów i usług VAT z Urzędem Skarbowym

• ustalanie opłat za używanie lokali i prowadzenie rozrachunku z użytkownikami lokali z tytułu opłat eksploatacyjnych
• prowadzenie ewidencji materiałów
• prowadzenie rozliczeń z tytułu wynagrodzeń pracowniczych oraz sporządzanie kart wynagrodzeń
• prowadzenie ewidencji i analiz kosztów w rozbiciu na poszczególne budynki
• dekretowanie oraz numerowanie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych przed ich zaksięgowaniem
• dokonywanie zapisów księgowych
• prowadzenie obsługi członkowskich kont udziałów i wkładów oraz prowadzenie rozrachunku zadłużenia kredytowego i oprocentowania
• przygotowanie danych czynszowych do postępowania windykacyjnego, wzywanie dłużników do zapłaty z podaniem terminu zapłaty, współpraca z radcą prawnym w zakresie pozwów do sądu o zapłatę zaległości wobec Spółdzielni
• naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie należności

Radca Prawny

§ 11

Zakres czynności radcy prawnego wynika z Ustawy z dnia 6.07.1982r. o radcach prawnych (Dz.U.2002, nr 23, poz.1059).

§ 12

Do zadań wykonywanych przez Radcę Prawnego należą w szczególności:

1. reprezentowanie Spółdzielni w postępowaniach przed sądami, w tym w szczególności dochodzenie na drodze postępowania sądowego roszczeń o zapłatę zaległości w opłatach za lokale mieszkalne oraz użytkowe, prowadzenie dokumentacji tych spraw
2. sporządzanie opinii prawnych oraz umów dla potrzeb Spółdzielni
3. udzielanie porad prawnych z zakresu spółdzielczości mieszkaniowej i związanych z lokalami spółdzielczymi spraw spadkowych, rodzinnych czy małżeńskich majątkowych
4. sporządzanie oraz korekta, stosownie do potrzeb, wewnętrznych aktów Spółdzielni takich jak statuty, regulaminy czy instrukcje
5. składanie wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego w sprawach podlegających wpisaniu do rejestru

Specjalista ds. pracowniczych i socjalnych

§ 13

1. Specjalista ds. pracowniczych i socjalnych  realizuje całokształt zadań kadrowych, uczestniczy w kształtowaniu polityki kadrowej Spółdzielni, a także zajmuje się sprawami organizacyjnymi, zapewniającymi koordynację pracy poszczególnych komórek organizacyjnych oraz właściwą organizację pracy.
2. Specjalista ponosi odpowiedzialność materialną i dyscyplinarną z tytułu wykonywanych czynności.

§ 14

Specjalista wykonuje w szczególności następujące zadania:

1. opracowuje struktury organizacyjne Spółdzielni oraz opracowuje w porozumieniu z zainteresowanymi komórkami organizacyjnymi szczegółowy zakres ich czynności, przygotowuje i opiniuje wnioski dotyczące tworzenia nowych komórek organizacyjnych
2. opracowuje w porozumieniu z innymi komórkami organizacyjnymi projekty planów zatrudnienia i funduszu płac oraz prowadzi wymaganą sprawozdawczość w tym zakresie
3. opiniuje wnioski kierowane do Prezesa w sprawie angażowania i awansowania pracowników pod względem ich zgodności z obowiązującymi zasadami wynagradzania oraz planem zatrudnienia, a także sporządza projekty dokumentów dotyczących nawiązywania i rozwiązywania umów o pracę oraz wypowiadania dotychczasowych warunków pracy i płacy, prowadzi akta osobowe pracowników, wydaje świadectwa pracy oraz opracowuje opinie o pracownikach, wnioski w sprawach nagradzania oraz wyróżnień i kar porządkowych pracowników, dba o realizację uprawnień pracowniczych, kieruje pracowników na szkolenia
4. ewidencjuje czas pracy, poprzez sporządzanie formularza „listy obecności”, opracowuje na podstawie wniosków plany urlopów pracowników oraz nadzoruje ich wykonanie, zajmuje się także sprawami emerytalno-rentowymi
5. pozyskuje informacje o potrzebach socjalnych pracowników, opracowuje budżet akcji socjalnej oraz organizuje wykonanie planu socjalnego, dokonuje wszelkich czynności związanych z realizacją świadczeń socjalnych dla pracowników, uzgadnia wszelkie świadczenia socjalne dla pracowników ze Związkiem Zawodowym i Prezesem
6. prowadzi sprawy dotyczące pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ustosunkowuje się do złożonego wniosku oraz przedkłada do zatwierdzenia Prezesowi
7. zaopatruje pracowników w odzież ochronną i roboczą, prowadzi zaopatrzenie w środki bhp

§ 15

Ponadto do obowiązków Specjalisty ds. pracowniczych i socjalnych należy także:

• opracowywanie regulaminów pracy, premiowania i nagradzania oraz regulaminy socjalne
• rejestrowanie ofert pracy
• projektowanie i realizowanie postanowień wewnętrznych aktów normatywnych prawa pracy, takich jak Zakładowy Układ Zbiorowy i regulamin pracy
• współpraca ze związkami zawodowymi oraz radą pracowników
• nadzór nad  przestrzeganiem dyscypliny pracy

Specjalista ds. członkowsko-mieszkaniowych i samorządowych

§ 16

1. Specjalista ds. członkowsko-mieszkaniowych odpowiedzialny jest za całokształt spraw związanych z członkostwem w Spółdzielni, zajmuje się członkami Spółdzielni oraz prowadzi ich dokumentację od momentu złożenia deklaracji przystąpienia do Spółdzielni aż do ustania członkostwa.
2. Opracowuje i przedkłada Prezesowi wnioski dotyczące przyjęcia do Spółdzielni, zamiany mieszkań, umów o ustanowienie spółdzielczych praw do lokali, uchwał w sprawie skreślenia z rejestru członków, wypowiedzenia członkostwa itp., udziela pełnych informacji w sprawach kandydackich i członkowskich dla zainteresowanych osób.
3. Prowadzi rejestry dotyczące członków Spółdzielni i inne wykazy dla zabezpieczenia pełnej obsługi członków i kandydatów.
4. Współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi Spółdzielni, zawiadamiając je o wszelkich zmianach dotyczących członkostwa w Spółdzielni, zmianach tytułów prawnych do lokali oraz zmianach właścicieli.

§ 17

1. Specjalista obsługuje oraz ściśle współpracuje z  Radą Nadzorczą, Zarządem oraz Komisjami Rady. Przygotowuje posiedzenia Rady Nadzorczej, Zebrania Walnych Zgromadzeń, zawiadamia zainteresowanych o terminie, miejscu i porządku obrad, nadzoruje terminowe przygotowanie odpowiednich materiałów na nie oraz je przekazuje, sporządza protokoły z tych posiedzeń oraz przedkłada je do akceptacji. Przekazuje uchwały, postanowienia i decyzje Prezesa i Rady zainteresowanym komórkom oraz innym adresatom, prowadzi ich ewidencję a także sprawdza ich wykonanie i przedkłada Prezesowi i Radzie okresowe informacje o realizacji tych uchwał, postanowień i decyzji.
2. Specjalista dba także o terminowe załatwianie spraw skierowanych do Prezesa bądź Rady, a zleconych do wykonania poszczególnym komórkom organizacyjnym Spółdzielni.

§ 18

Ponadto do obowiązków Specjalisty ds. członkowsko-mieszkaniowych i samorządowych należy także:

• prowadzenie rejestru skarg i wniosków
• przygotowywanie wykazu wolnych mieszkań, czuwanie nad terminowym zasiedlaniem mieszkań, wydawanie przydziałów mieszkań

Specjalista ds. gospodarki mieszkaniowej i mediów

§ 19

1. Specjalista ds. gospodarki mieszkaniowej i mediów odpowiedzialny jest za prawidłowe dokonywanie rozliczeń kosztów ciepła, w tym celu dokonuje sprawdzenia oraz analizy tych kosztów oraz analizę budynków mieszkalnych i usługowych pod względem energochłonności. Przeprowadza także wyrywkowe kontrole zamontowanych urządzeń pomiarowych w mieszkaniach członków Spółdzielni.
2. Koordynuje prace związane z realizacją opomiarowania i rozliczenia energii cieplnej   i wody, opracowuje współczynniki redukcyjne Rm dla budynków objętych indywidualnym systemem rozliczeń energii na potrzeby c.o.

                                                         § 20

1. Specjalista odpowiedzialny jest za stan bezpieczeństwa i higieny pracy zakładzie pracy, dba o zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, czuwa nad przestrzeganiem przepisów oraz zasad bhp i p.poż., wydaje polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontroluje wykonanie tych poleceń.
2. Prowadzi przeszkolenia pracowników w zakresie bhp i p.poż. przed przystąpieniem do pracy oraz szkolenia okresowe w tym zakresie.
3. Ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające to ryzyko, informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
4. Dba o stosowanie środków zapobiegającym chorobom zawodowym i innym chorobom związanym z wykonywaną pracą.
5. W razie wypadku przy pracy Specjalista podejmuje niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie oraz dokonuje innych czynności wymaganych przez prawo.
6. Systematycznie analizuje przyczyny wypadków przy pracy, chorób zawodowych i innych chorób związanych z warunkami środowiska pracy i na podstawie wyników tych analiz stosuje właściwe środki zapobiegawcze.
7. Specjalista konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.

§ 21

Do zadań wykonywanych przez Specjalistę ds. gospodarki mieszkaniowej i mediów należą również:

• uczestniczenie w naradach i przeglądach technicznych wg potrzeb
• opracowywanie dla potrzeb Zarządu i organów Spółdzielni sprawozdań, analiz, informacji oraz innych materiałów dotyczących prowadzonej działalności na swoim odcinku
• współpraca z Wodociągowo-Ciepłowniczą Spółką z o.o. COWIK w Bartoszycach oraz  Spółką z o.o.  Intur. w Olsztynie w zakresie pełnionych obowiązków
• porządkowanie sytuacji prawnej terenów budowlanych
• przekazywanie terenów wykonawcom robót
• przygotowywanie uchwał o wyodrębnienie i podział nieruchomości, dokumentów do przekształceń w odrębną własność, porządkowanie hipotek

NINIEJSZY REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZOSTAŁ ZATWIERDZONY NA POSIEDZENIU RADY NADZORCZEJ W DNIU 18.12.2007 r.

PROTOKÓŁ RADY NADZORCZEJ NR 11/16/2007

strona do druku

do gory

strona główna